食品表示法対応のクラウド管理とエクセルとの違いや導入メリット

データの置き場と開く手段

Excelの管理は、店舗のパソコンに保存したファイルを開く形です。弁当店の厨房と事務所で別々のファイルが残ると、どちらが正ファイルか判別しにくくなります。クラウドの管理は、ブラウザや専用アプリからアカウントに入り、同じ画面を開く形です。ファイルの受け渡しが、管理の本体ではなくなります。

同時に触れる人数

ローカルに保存したExcelファイルは、誰かが開いていると他の人が上書きできない、コピーが分岐するといった制約が生じます。居酒屋の仕出しと店内で担当が分かれると、日付付きのコピーファイルが増える典型例です。クラウドサービスでは、権限を持つ複数人が同じデータを同時に参照・編集できます。

基準が動いたあとの直し方

表示の基準が変わったとき、Excelの管理では数式や列の順を現場側で直す必要があります。飲料の原材料欄を足したときに、他のシートへ波及し切らないことがあります。クラウドの管理では、提供側がシステムを更新する運用が多く、現場は入力の続きから再開しやすい形です。

端末の故障とデータの残り方

店舗パソコンだけに置くと、故障や買い替えのときにファイルが見つからないことがあります。飲食店の事務室の端末が止まったあと、バックアップ用のUSBが見当たらない例です。クラウドサービスを利用している場合、データはサービス提供側のサーバーに保存されるため、別の端末からログインして作業を再開できます。

人ごとの入り口

同じパスワードを厨房の壁に貼る運用は、誰が開いたかが追えない状態です。セキュリティの観点では、担当ごとにIDを分け、閲覧のみ／編集可能といった形で権限を分ける扱いがあります。例えば、昼メニューの閲覧はアルバイト、配合の変更は店長のみに限定するといった権限設定が、これに該当します。

持ち出しと履歴

ファイルをメール添付で回すと、どこまでコピーされたかがわからなくなります。クラウドの画面で開く運用では、ダウンロードの可否や、誰がいつ開いたかの履歴を残す設定があります。セキュリティは、鍵の強さだけでなく、足跡が残るかどうかです。

書き写しの手数

例えば、お弁当の配合内容を紙に書いて厨房へ渡し、事務所でExcelへ打ち直す、といった二重入力は、効率化の前に残る工程です。クラウド上の同じ画面を厨房と事務所で開くと、書き写しが一件減ります。数字の移し替えが減ると、日替わりの朝の打ち直しが減る点です。

拠点間の確認

飲料の工場と、詰め作業をする別棟で、メールにファイルを付けて送り合う確認は、開くまでの待ちが発生します。同じクラウドの画面を双方で開くと、電話で今の配合を聞く回数が減る効率化につながります。画面が一つだと、ファイル名の取り違えが減る点です。

午前の変更を午後の現場へ渡す

飲料の香料ロットが午前に変わったとき、午後の充填側が古い紙を見ていると、確認の電話が午後に集中します。クラウドサービス上で午前の入力が午後の画面に反映される運用は、紙の差し替えより手数を減らす効率化です。居酒屋の仕出しでも、昼の提供数量が午前に変更されたとき、厨房が古いメモを見ていると、飲料の例と同じく確認の電話が発生します。

製造側の端末からその日の配合を確認できる動線が、現場効率化の第一歩です。らくらくシェフはブラウザからアクセスできるクラウドサービスで、現場の端末からレシピ画面をすぐに開けます。実際の操作感や使い勝手は、ぜひ無料のお試し期間でお確かめください。